De gemeente Bloemendaal blijft verbazen. Afgelopen dinsdagavond bleek dat de adviescommissie voor bezwaarschriften onvolledig is geïnformeerd. Het belangrijkste document bleek niet te zijn gedeeld met de commissieleden. En dat is hoogst ongebruikelijk. Mede daardoor wekt de werkwijze van Bloemendaal argwaan.

Inzet van de strijd is een besluit dat het college van burgemeester en wethouders op 4 november 2014 zou hebben genomen. ‘Zou hebben genomen’ omdat niet duidelijk is of het besluit ook daadwerkelijk is genomen. Sinds 5 februari loopt er een Wob-procedure om een rechtsgeldig document met handtekening boven water te krijgen. Het document moet bewijzen dat er een besluit is genomen. Maar Bloemendaal werkt niet mee.

In 2014 deed de inmiddels opgestapte burgemeester Ruud Nederveen aangifte tegen het Bloemendaalse raadslid Marielys Roos. Volgens Nederveen zou Roos haar geheimhoudingsplicht hebben geschonden. In de strafzaak die volgde, bleef Roos’ advocate Carene van Vliet keer op keer vragen naar het besluit dat een serie documenten geheim verklaart. Bloemendaal heeft tot nu toe geweigerd om het originele besluit met handtekening te tonen.

Bijna drie maanden na indienen van het wob-verzoek kwam de gemeente met een antwoord. Bloemendaal had vier documenten geselecteerd die in aanmerking kwamen voor het wob-verzoek. Ze wilden er maar drie (deels) verstrekken. Document 2014065941 moest geheim blijven. Een vrijwel identiek document werd wel verstrekt.

Volgens juridisch controller Sacha Loeffen van Bloemendaal bestaat een rechtsgeldig besluit uit twee documenten. Er is een besluitenlijst die de burgemeester en gemeentesecretaris ondertekenen en er bestaat een uitgewerkt collegevoorstel die het besluit onderbouwen. Omdat de besluitenlijst (met handtekening) verwijst naar het uitgewerkte voorstel, zou er spraken zijn van een compleet besluit.

Het is de vraag of er wordt voldaan aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (ABBB) nu handtekening en onderbouwing van elkaar gescheiden zijn. De ABBB schrijft voor dat een besluit onderbouwd moet worden met argumenten. Bij een collegevoorstel is dat het geval, bij een besluitenlijst niet.

Het geweigerde document 2014065941 is volgens de gemeente een collegevoorstel. Daar hoort dus nog een besluitenlijst met handtekening bij om er een officieel besluit van te maken. Tot nu toe hield de gemeente de besluitenlijst voor zichzelf. Inmiddels heeft gemeente-advocaat mr. Coline Norde laten weten dat er alsnog een ondertekende besluitenlijst aan de onafhankelijke adviescommissie voor bezwaarschriften is verstrekt.

De gang van zaken wekt ondertussen wel argwaan. Volgens raadslid Roos heeft het Openbaar Ministerie (OM) ook al eerder om een geheimhoudingsbesluit gevraagd bij de gemeente. Pas na enkele pogingen zou document 2014065941 -een paar dagen voor de rechtszaak- zijn afgegeven. Dit document is echter niet ondertekend.

Ook het document dat de aangifte van oud-burgemeester Nederveen tegen Roos moest onderbouwen, is niet ondertekend; er staan alleen stempels op van waarnemend burgemeester Tames Kokke en waarnemend gemeentesecretaris Kensen.

De stempels in combinatie met de gemeentelijke mededeling dat zij ‘ondanks uitgebreide zoekactie’ geen getekend exemplaar van de brief met nummer 2014066575 hebben kunnen vinden, voedt de idee dat Bloemendaal aangifte heeft gedaan zonder te beschikken over een ondertekend besluit.

Des te groter wordt de druk op het Bloemendaalse college van burgemeester en wethouders om openheid van zaken te geven in de lopende Wob-procedure.

Dat de geheimverklaring van documenten bizar en kafkaësk was, bleek in de zomer van 2015. Het geheimhoudingsbesluit van 4 november 2014 is toen onder invloed van de publieke opinie aangepast. De gemeente had namelijk ook documenten geheim verklaard die eerst openbaar waren. De toenmalige Bloemendaalse wethouder Jur Botter zag de onzinnigheid in en paste het geheimhoudingsbesluit van 4 november 2014 op 25 augustus 2015 aan.

Dit aangepaste geheimhoudingsbesluit heeft de gemeente wél in de Wob-procedure geopenbaard. Het bestaat uit een ondertekende besluitenlijst en een collegevoorstel. Volgens de gemeente vormen beide documenten samen één besluit. Het zogenoemde ‘primaire besluit’ houdt Bloemendaal nog wel geheim.

Dat op het collegeVOORSTEL ook met hoofdletters ‘BESLUIT’ staat, maakt de aard van het document verwarrend. Het voorblad van het collegevoorstel vermeldt bovendien de datum dat het besluit is genomen. Het wekt de indruk dat het collegevoorstel na de besluitvorming nog is aangepast. Een idee gaat immers als voorstel de vergadering in en kan er pas ná de vergadering als ‘BESLUIT’ uitkomen.

Het onbegrijpelijk waarom er niet gewoon een handtekening op het voorstel wordt gezet om het te bekrachtigen.

Dat wat de zaak rondom document 2014065941 pas echt ingewikkeld maakt, is de bewering van Roos dat er verschillende collegevoorstellen in omloop zijn met hetzelfde registratie-nummer: 2014065941. Hierdoor is het onmogelijk om vast te stellen hoe, waarom en welk besluit uiteindelijk is genomen. Het creëert zelfs gelegenheid om achteraf te kunnen bepalen welk collegevoorstel hoort bij een genomen besluit.

Het lijkt lood om oud ijzer waar de handtekening wordt gezet, maar dat is het niet. Volgens artikel 60.3 van de Gemeentewet moet het college van burgemeester en wethouders een besluitenlijst publiceren van de genomen besluiten.

Er geldt een uitzondering voor besluiten die te maken hebben met geheime ‘aangelegenheden’. Een aangelegenheid is dat wat geheim is verklaard; de documenten dus. Het geheimhoudingsbesluit an sich kan dus nooit een ‘aangelegenheid‘ zijn zoals de wet bedoelt.

Door een handtekening op de besluitenlijst te zetten, maakt Bloemendaal de besluitenlijst onderdeel van een besluit. Hierdoor vindt de gemeente dat de besluitenlijst valt onder artikel 60.3 en dat zij daardoor geheimhoudingsbesluiten niet hoeven te openbaren!

De argumentatie van Bloemendaal is zowel naïef als obstructief. Als geheimhoudingsbesluiten niet geopenbaard mogen worden, dan zou niemand kunnen weten of een document wel of niet geheim is.

Geheimhoudingsbesluiten moeten per definitie openbaar zijn. Het is noodzakelijk om betrokkenen te informeren over de status van een document. Wanneer mensen moeten gissen of een documenten wel of niet geheim is, loop je altijd de kans vervolgd te worden voor het openbaren van geheime documenten.

In principe zijn alle overheidsdocumenten openbaar. Alleen als er goede redenen zijn om niet te openbaren, kan de overheid documenten achterhouden. Deze redenen worden genoemd in de Wet openbaarheid van Bestuur (Wob).

Als het college van burgemeester en wethouders iets geheim wil verklaren, moet ze verwijzen naar één of meer redenen genoemd in artikel 10 en 11 van de Wob. Daar komt geen geheime informatie aan te pas. Vanuit dat oogpunt is het dus absurd de besluitenlijst niet te openbaren.

Vorige week vrijdag publiceerde het Haarlems Dagblad een verhaal met de kop ‘Open kaart in Bloemendaal’. Burgemeester Roest werd daarin aangehaald met de tekst: ‘Raad mag alles inzien, we hebben niets te verbergen’. Inmiddels valt daar veel op af te dingen nu blijkt dat de onafhankelijk adviescommissie onvolledig is geïnformeerd en de besluitenlijst van 4 november nog steeds voor burgers en raadsleden wordt achtergehouden.