Ondermaatse ondermandatering

Mandaten. Met mandaten kun je zaken door anderen laten regelen. Een mandaat is een soort van machtiging en volmacht.

Het verlenen van mandaat is een nogal juridische kwestie. En daardoor ook ietwat formeel. Er komen papieren en handtekeningen bij kijken.

In normale mensentaal gaat het als volgt; Je schrijft op een papiertje: ‘Ik geef jou toestemming om namens mij dingen te beslissen’. Handtekening eronder en klaar.

De afdeling Juridische Zaken van de gemeente Haarlem werkt ook in mandaat. En uitgerekend daar is het mis gegaan.

Dat wethouders niet voor iedere afzonderlijke opdracht hun toestemming kunnen geven, is duidelijk. Daarom verlenen ze een mandaat aan hún personeel: de ambtenaren. Als gemeentemedewerkers een mandaat hebben, mogen ze namens hun wethouder zaakjes afhandelen.

De meeste mandaten worden met één pennenstreek geregeld. Wie wat mag doen staat vermeld in het mandatenregister. Uiteraard is dat openbaar omdat je als burger anders niet kunt weten of een ambtenaar uit eigen beweging handelt of namens een wethouder.

Het mandateringsbesluit regelt hoe je moet mandateren. Iemand die een mandaat krijgt, is een mandataris. In Haarlem zijn de (hoofd)afdelingshoofden mandataris. Afdelingshoofden mogen sommige mandaten doorschuiven naar een lager niveau. Dan mag bijvoorbeeld een teammanager ook zelfstandig besluiten nemen.

Het is opmerkelijk dat de afdeling Juridische Zaken (JuZa) van de gemeente Haarlem er een andere werkwijze op nahoudt. Begin dit jaar vroeg ik naar alle mandaten die voor de juridische afdeling gelden. Ik ging terug tot 1 januari 2013.

Naar nu blijkt heeft JuZa gewerkt zonder dat de ondermandatering op papier was vastgelegd. En volgens artikel 2 lid 6 van het Mandateringsbesluit had dat wel gemoeten.

Pas vanaf 27 februari 2014 zijn er twee ondermandateringsdocumenten van JuZa beschikbaar. Ze worden ondertekend drie en negen maanden nadat er een nieuw mandateringsbesluit is aangenomen. De periode van 1 maart tot 1 september 2013 is via een collegebesluit afgedekt.

Er zijn geen documenten van vóór 2013. En dat is raar. Dat zou namelijk betekenen dat er besluiten zijn genomen zonder dat er een ondermandaat was geregeld.

Wanneer je vraagt naar eerdere ondermandateringsbesluiten verwijst JuZa naar een ondermandateringsregister waarvan onduidelijk is of dit enige juridische waarde heeft. Is dit register gebaseerd op één of meerdere besluiten of is het niet meer dan een vriendjes- en vriendinnetjesboek voor ondermandaatnemers?

Inmiddels heb ik de gemeente uitleg gevraagd over de status van dit ondermandateringsregister.

 

Burgemeester Wienen had tijdens een kennismakingsgesprek bij mij aangegeven dat ik hem ook direct mocht informeren over zaken waar ik tegenaan liep. Dus mailde ik hem eind mei. Begin augustus kreeg ik -na een herinnering- een digitaal bericht van de afdeling juridische zaken.

Het bleek dat er inderdaad enige tijd was gewerkt zonder ondermandatering op JuZa. Maar voegde JuZa er aan toe: dat hoeft geen consequenties te hebben voor genomen besluiten.

De toon van de e-mail kwam op mij over alsof het ontbreken van ondermandaat voor JuZa helemaal geen probleem was. En dat vind ik raar. Al dat papier en die handtekeningen zijn misschien wat bureaucratisch, maar het mandateringsbesluit en de voorwaarden die erin staan, zijn er niet voor niets.

Overigens zou het mandateringsbesluit volgens een overheidswebsite inmiddels weer buiten werking zijn getreden.

Artikel-2-lid-6 van het mandateringsbesluit stelt dat ondermandatering schriftelijk geregeld worden. JuZa heeft echter geen documenten waarmee ze kunnen aantonen dat ze vóór 1 maart 2013 (én de eerste twee maanden van 2014) hun ondermandatering goed geregeld hadden.

Ook vind ik het vreemd dat de JuZa-ondermandatering in 2013 door het college geregeld werd. Het is immers een bevoegdheid van het afdelingshoofd om ondermandaat te verlenen. Daar hoeven burgemeester en wethouders niet aan te pas te komen.

Daarnaast schrijft het mandateringsbesluit voor (artikel 4 lid 4) dat mandaatnemers hun besluiten op een speciale manier moeten ondertekenen. Dat maakt voor burgers duidelijk dat een besluit in (onder)mandaat is genomen.

 

Besluiten die ik mocht ontvangen, zijn vaak op de verkeerde manier ondertekend.

 

Maar tijdens het doorpluizen van het mandateringsbesluit kwam ik iets tegen wat misschien nog interessanter is. Ik stuitte op artikel 6. En dat artikel stelt (onder a) dat je heel veel naar de ambtelijke organisatie mag mandateren maar NIET de bevoegdheid om een besluit te nemen op een bezwaarschrift.

Ik leid eruit af dat alleen collegeleden zouden mogen besluiten of een bezwaar wel of niet gegrond is. En laat ik hun handtekeningen nou gemist hebben op de besluiten (op bezwaar) die ik de afgelopen vier jaar heb ontvangen.

Een e-mail met het verzoek een en ander uit te zoeken is inmiddels naar de burgemeester gestuurd.

 

Wordt vervolgd.

 

Als je mijn onderzoek waardeert, kun je hier helpen.

Leave a comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *