Ontbrekende ondermandaten in Haarlem

De gemeente Haarlem heeft haar ondermandaten niet goed geregeld. Dat blijkt uit het feit dat de gemeente geen relevante documenten kan tonen. Hierdoor is het zeer aannemelijk dat ambtenaren op grote schaal zelfstandig besluiten nemen zonder dat zij daarvoor gemachtigd zijn.

Het onderzoek naar ondermandaten begint in mei 2017 met een e-mail naar de (secretaresse van de) burgemeester. Ik vraag aandacht voor het feit dat bij de afdeling Juridische Zaken (JuZa) bepaalde periodes besluiten zijn genomen zonder juridische dekking. De vraag moet eind juli herhaald worden in een directe e-mail naar de burgemeester.

Pas op 1 augustus antwoordt een medewerker van de afdeling Juridische Zaken (JuZa). Eerst schrijft zij dat mijn ‘vaststelling’ niet klopt. Er zijn volgens haar wel ondermandaten. In de e-mail legt zij uit wanneer de bestaande ondermandaten geldig waren. Vervolgens concludeert zij het tegenovergestelde: ‘Het kan dus zijn dat een aantal besluiten niet op een juiste manier ondertekend zijn.’

De e-mail van Juridische Zaken meldt ook dat ongedekte besluiten later nog gerepareerd kunnen worden.

Omdat de burgemeester nooit iets van zich heeft laten horen en omdat de laconieke houding van -nota bene- Juridische Zaken mij verbaast, besluit ik een wob-verzoek in te dienen. Ik vraag naar alle ondermandaten van de gemeente en de daarbij behorende correspondentie.

De gemeentelijke regels over mandaten staan in het mandateringsbesluit. Dat besluit bepaalt dat iemand met een normaal mandaat ook ondermandaten mag verstrekken. Het komt erop neer dat afdelingshoofden lagere ambtenaren toestaan om namens hen besluiten te nemen. Bij een ondermandaat worden besluiten onder verantwoordelijkheid van de oppermandaathouder genomen.

Om lagere ambtenaren te machtigen, moet daarvoor wel eerst een officieel besluit worden genomen. Bij de Haarlemse Sociale Dienst is het gebruikelijk dat voor ieder ondermandaat een apart besluit wordt genomen. Dat blijkt uit de aangeleverde stukken. Op basis van de stukken is dit een afdeling die ondermandatering serieus neemt.

Naast alle officiële besluiten met handtekening en namen van ambtenaren ontvang ik ook het zogenoemde ‘ondermandatenregister’. Daarin staan de ondermandaten opgesomd. In het documenten komen alleen geen namen en handtekeningen voor.

Als ik daarover aanvullende vragen stel, volgt een algemene uitleg. Het antwoord is overeenkomstig met een eerdere werkwijze van JuZa. Ze leggen uit wat wel klopt of ze beschrijven de situatie zoals die hoort te zijn, maar ze gaan niet in op mijn veronderstelling dat zaken niet goed geregeld zijn.

Eerder moest JuZa al door het stof omdat zij brieven naar bezwaarmakers niet goed ondertekenden. De teammanagers kregen instructie hoe ze hun brieven voortaan moesten ondertekenen. Het is tamelijk verbazingwekkend dat een afdeling Juridische Zaken niet weet hoe je besluiten in (onder)mandaat neemt.

Twee weken geleden schreef ik naar JuZa: “Bestaan er nog documenten die … van het register een juridisch besluit maken? Als dat niet het geval is, trek ik de conclusie dat een deel van ondermandateringen juridisch niet geregeld zijn.”

Op 1 maart 2018 blijkt dat Juridische Zaken niet in gaat op mijn veronderstelling. Ze verwijzen alleen naar een vergaarbak van besluiten. Ook daarin zijn geen relevante documenten aangetroffen die bewijzen dat ambtenaren gerechtigd waren zelfstandig belsuiten te nemen.

Zonder namen en handtekening kan geen ondermandaat verstrekt worden. De voorschriften van de gemeente bepalen namelijk dat hiervoor een officieel besluit moet worden genomen.

Met de kanttekening dat ik geen jurist ben, kom ik tot de conclusie dat de gemeente haar ondermandaten niet goed heeft geregeld en ambtenaren besluiten hebben genomen die zij juridisch gezien niet zelfstandig hadden mogen nemen.

De gemeente komt desgevraagd volgende week met een reactie.

Lees meer over ondermandaten

Leave a comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *